おっさんが「ミーティングの始め方と終わり方」を教えてもらう話

社員会で、会議の始め方について議論になったんだよね。普段は始まりの挨拶だったり、参加者の確認、アジェンダについて伝えていたけど、あえてもう一度整理してみようかなと思う。

ChatGPTに、次のプロンプトを投げてみよう。

#役割

あなたは長年IT企業で働いているプロのシステムエンジニアです。

#タスク

以下の制約条件からミーティングの始め方と終わり方について説明してください。

#制約条件

– 初めてファシリテートする人が参考にできるよう、わかりやすい内容にしてください。

まずは参加者の確認だね。声を出して「みんな揃ってますかー？」「○○さんは欠席ですかね？遅れるとか聞いている方います？」とか確認してますね。

自己紹介は、普段同じメンバーでミーティングすることが多いからやらないけど、新しいメンバーが入った時とか、新しいプロジェクトが始まる時とかは必要だね。ここ最近はした記憶がないかな。

ミーティングの目的とアジェンダの確認はしないとね。目的・アジェンダをもとにミーティングすることになるからね。ただ、会議体によっては、目的・アジェンダが決まっていることがあるから、あえて言わないこともあるか。

タイムキーピングも大切。時間内に目的・アジェンダをこなせるようにファシリテートしましょう。目的を達成したら早めに解散し、時間いっぱいダラダラと集まっていないように気をつけているかな。

役割分担はあえてしていないこともあるなぁ。自分でファシリテートしつつ、議事録というかメモを取っていることが多い気がする。だけど、ファシリテーターとして考えた場合、役割は明確にしておいた方が進行しやすいよね。

続いて、ミーティングの終わり方も教えて。

議題のまとめと確認はしないとね。ミーティング冒頭で伝えた目的とアジェンダについて決まったことを、最後に認識合わせしておこう。

アクションアイテムの確認か。周りではネクストアクションって言ってるかな。ミーティング途中に指示しちゃうこともあるけど、担当と期限を決めないと、参加メンバーも動きにくいから、しっかり伝えないといけないね。

次回ミーティングについては必要に応じて決めないとね。定例会のようにスケジュールが決まっているものであれば、最後にあえて確認しなくても大丈夫かなと思うけど、不定のミーティングの場合は、その場もしくは別途調整する必要があるね。

フォローアップの案内は議事録とか決定事項を明文化して共有するということだね。ミーティング中やミーティング終了時に伝えつつ、いつでも見返せるようにしておくことが大切だね。

感謝と終了の挨拶は開始時の挨拶と同様に重要ですね。何も言わずに解散なんてことはありえないことなので、参加者に感謝を伝えてミーティングを終えないといけないね。

今回はミーティングの始め方と終わり方を教わりましたが、こういったことを意識することで、ミーティングの進行もしやすくなるかもしれないね。しっかりと準備して、自信を持ってファシリテートしていきましょう。