社員会で、会議の始め方について議論になったんだよね。普段は始まりの挨拶だったり、参加者の確認、アジェンダについて伝えていたけど、あえてもう一度整理してみようかなと思う。
ということで、今回はChatGPTに「ミーティングの始め方と終わり方」を教えてもらおう
ChatGPTに、次のプロンプトを投げてみよう。
#役割
あなたは長年IT企業で働いているプロのシステムエンジニアです。
#タスク
以下の制約条件からミーティングの始め方と終わり方について説明してください。
#制約条件
– 初めてファシリテートする人が参考にできるよう、わかりやすい内容にしてください。
ミーティングの始め方
- 参加者の確認と挨拶
- 参加者全員が揃っているか確認します。
- 「皆さん、おはようございます/こんにちは/こんばんは。今日はお忙しい中、お集まりいただきありがとうございます。」と挨拶しましょう。
- 自己紹介
- 参加者に自己紹介をしてもらいます。特に初めて顔を合わせるメンバーがいる場合は重要です。
- 「それでは、まず簡単に自己紹介をお願いします。」と言って、順番に自己紹介を始めます。
- ミーティングの目的とアジェンダの確認
- ミーティングの目的を明確に伝えます。
- 「本日のミーティングの目的は、〇〇についての意見交換/進捗確認/問題解決です。」と述べます。
- アジェンダ(議題)を確認し、参加者に共有します。「本日のアジェンダは次の通りです。」と言い、アジェンダを一つ一つ簡潔に説明します。
- タイムキーピングの確認
- ミーティングの終了時間を伝え、時間を守ることの重要性を強調します。
- 「本ミーティングは〇時までを予定しています。時間を守るため、各議題に対して〇分ずつ割り当てています。」と伝えます。
- 役割分担の確認
- 必要に応じて、役割分担を確認します。例えば、議事録担当やタイムキーパーなどです。
- 「議事録は〇〇さんにお願いします。タイムキーパーは〇〇さんにお願いできますか?」と役割を明確にします。
まずは参加者の確認だね。声を出して「みんな揃ってますかー?」「○○さんは欠席ですかね?遅れるとか聞いている方います?」とか確認してますね。
自己紹介は、普段同じメンバーでミーティングすることが多いからやらないけど、新しいメンバーが入った時とか、新しいプロジェクトが始まる時とかは必要だね。ここ最近はした記憶がないかな。
ミーティングの目的とアジェンダの確認はしないとね。目的・アジェンダをもとにミーティングすることになるからね。ただ、会議体によっては、目的・アジェンダが決まっていることがあるから、あえて言わないこともあるか。
タイムキーピングも大切。時間内に目的・アジェンダをこなせるようにファシリテートしましょう。目的を達成したら早めに解散し、時間いっぱいダラダラと集まっていないように気をつけているかな。
役割分担はあえてしていないこともあるなぁ。自分でファシリテートしつつ、議事録というかメモを取っていることが多い気がする。だけど、ファシリテーターとして考えた場合、役割は明確にしておいた方が進行しやすいよね。
続いて、ミーティングの終わり方も教えて。
ミーティングの終わり方
- 議題のまとめと確認
- 各議題のポイントを簡潔にまとめ、確認します。
- 「それでは、各議題のポイントをまとめます。まず、〇〇については…、次に、△△については…」と述べます。
- アクションアイテムの確認
- 今後のアクションアイテム(具体的な行動項目)を確認し、担当者を明確にします。
- 「次に、今後のアクションアイテムを確認します。〇〇は△△さんが担当で、期限は〇日までです。」と確認します。
- 次回ミーティングの確認
- 次回のミーティング日程を確認します。
- 「次回のミーティングは〇月〇日に予定していますが、皆さんのご都合はいかがでしょうか?」と確認します。
- フォローアップの案内
- 議事録や決定事項を後で共有することを伝えます。
- 「議事録は後ほどメールで共有しますので、ご確認ください。」と案内します。
- 感謝と終了の挨拶
- 参加者に感謝の意を伝え、ミーティングの終了を宣言します。
- 「本日はお忙しい中、ご参加いただきありがとうございました。以上で本日のミーティングを終了します。」と挨拶します。
議題のまとめと確認はしないとね。ミーティング冒頭で伝えた目的とアジェンダについて決まったことを、最後に認識合わせしておこう。
アクションアイテムの確認か。周りではネクストアクションって言ってるかな。ミーティング途中に指示しちゃうこともあるけど、担当と期限を決めないと、参加メンバーも動きにくいから、しっかり伝えないといけないね。
次回ミーティングについては必要に応じて決めないとね。定例会のようにスケジュールが決まっているものであれば、最後にあえて確認しなくても大丈夫かなと思うけど、不定のミーティングの場合は、その場もしくは別途調整する必要があるね。
フォローアップの案内は議事録とか決定事項を明文化して共有するということだね。ミーティング中やミーティング終了時に伝えつつ、いつでも見返せるようにしておくことが大切だね。
感謝と終了の挨拶は開始時の挨拶と同様に重要ですね。何も言わずに解散なんてことはありえないことなので、参加者に感謝を伝えてミーティングを終えないといけないね。
今回はミーティングの始め方と終わり方を教わりましたが、こういったことを意識することで、ミーティングの進行もしやすくなるかもしれないね。しっかりと準備して、自信を持ってファシリテートしていきましょう。
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